Mit der SEPA-Lastschrift ziehen Sie Rechnungsbeträge direkt vom Konto Ihrer Kundinnen und Kunden ein. Dafür benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer und ein gültiges Mandat. Sie müssen dem Zahler den Einzug rechtzeitig ankündigen und den Auftrag fristgerecht bei Ihrer Bank einreichen. Bei der Basislastschrift kann der Zahler eine autorisierte Abbuchung grundsätzlich innerhalb von acht Wochen zurückholen.
Die SEPA-Informationen Ihrer Bank erklären die Grundbegriffe. Für den Einzug verwalten Sie die Mandate und wählen zwischen Basis- und Firmenlastschrift.
SEPA-Lastschrift einrichten
Die Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, weist Sie als Unternehmen aus, das Lastschriften einzieht. In Deutschland vergibt sie die Deutsche Bundesbank kostenfrei. Die deutsche Kennung umfasst 18 Zeichen und beginnt mit „DE“.
Die Gläubiger-ID allein berechtigt noch nicht zum Einzug. Dafür müssen Sie das Verfahren zusätzlich mit Ihrer Bank oder Ihrem Zahlungsdienstleister vereinbaren. Klären Sie vor dem ersten Einzug, welche Unterlagen und technischen Angaben erforderlich sind und bis wann Ihr Anbieter Lastschriften annehmen muss.
Jedes Mandat erhält außerdem eine eigene Mandatsreferenz. Zusammen mit der Gläubiger-ID ordnet sie die Lastschrift einem bestimmten Mandat zu. Die Referenz vergeben Sie selbst; sie darf bis zu 35 alphanumerische Zeichen lang sein. Verwenden Sie sie dauerhaft für dasselbe Mandat und verknüpfen Sie sie in Ihrer Buchhaltung mit dem Kundenkonto.
Mandate auffindbar verwalten
Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die Zustimmung des Zahlers zum Einzug und die Ermächtigung, sein Konto zu belasten. Sie müssen nachweisen können, dass ein wirksames Mandat vorliegt. Laut Deutscher Bundesbank müssen Sie als Gläubiger beweisen, dass ein wirksames Mandat vorliegt. Auch elektronische Mandate sind grundsätzlich möglich; ob Ihre Bank oder Ihr Zahlungsdienstleister sie akzeptiert, richtet sich nach den jeweiligen Vertragsbedingungen.
Speichern Sie das Mandat zusammen mit seiner Referenz und der Gläubiger-ID. Notieren Sie auch, wann der Kunde das Mandat erteilt hat, ob er Änderungen oder einen Widerruf mitgeteilt hat und wann Sie zuletzt eine Lastschrift eingereicht haben. So finden Sie den Nachweis bei einer Rückfrage schnell wieder.
Nach der letzten Nutzung gelten zwei unterschiedliche Fristen. Wenn Sie ein Mandat 36 Monate lang nicht für eine Lastschrift nutzen, müssen Sie es nach den SEPA-Regeln stornieren. Bei einem späteren Einzug brauchen Sie dann ein neues Mandat. Daneben nennt die Bundesbank eine Mindestaufbewahrung von 14 Monaten nach Erlöschen des Mandats, gerechnet ab dem Einreichungsdatum der letzten eingezogenen Lastschrift. Die Inaktivitätsfrist und die Aufbewahrungsfrist erfüllen also verschiedene Zwecke.
Vorabinformation und Bankfrist planen
Mit der Vorabinformation teilen Sie dem Zahler den Betrag und den Fälligkeitstag mit. Sie muss grundsätzlich mindestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag beim Zahler angekommen sein. Sie können mit dem Zahler eine kürzere Frist vereinbaren. Eine Rechnung oder ein Zahlungsplan kann als Vorabinformation dienen, wenn Betrag und Fälligkeit klar daraus hervorgehen. Bei wiederkehrenden, planbaren Beträgen kann ein Zahlungsplan mehrere Einzüge ankündigen.
Die Einreichungsfrist legt fest, bis wann Sie den Zahlungsauftrag an Ihre Bank senden müssen. Seit dem 21. November 2016 muss die Bank des Zahlers einen Auftrag für eine Basislastschrift grundsätzlich spätestens einen Bankgeschäftstag vor der Fälligkeit erhalten. Das gilt für die erste Lastschrift ebenso wie für spätere Einzüge. Ein Bankgeschäftstag ist ein Tag, an dem Banken Zahlungen bearbeiten. Für Firmenlastschriften gilt ebenfalls eine Frist von einem Bankgeschäftstag.
Ihr Anbieter kann den Annahmeschluss früher ansetzen. Fragen Sie nach den Einreichungszeiten und planen Sie Wochenenden und Feiertage ein. Verlassen Sie sich auch nicht auf ältere Vorlagen, die für erste und wiederkehrende Basislastschriften noch unterschiedliche Einreichungsfristen nennen.
Ist eine Lastschrift an einem Freitag fällig, muss die Bank des Zahlers sie grundsätzlich spätestens am vorherigen Bankgeschäftstag erhalten. Die Vorabinformation muss dagegen bereits mindestens 14 Kalendertage vor dem Freitag beim Zahler sein. Tragen Sie die beiden Termine getrennt ein.
Basis oder Firmenlastschrift wählen
Die Basislastschrift steht Verbrauchern und Unternehmen als Zahlern offen. Die Firmenlastschrift, auch B2B-Lastschrift genannt, ist ausschließlich für Zahlungen zwischen Unternehmen vorgesehen. Wenn Ihr Unternehmen Geld von einem anderen Unternehmen einzieht, können Sie je nach Vereinbarung das Basis- oder das Firmenverfahren nutzen.
| Merkmal | Basislastschrift | Firmenlastschrift |
|---|---|---|
| Zahler | Verbraucher oder Unternehmen | Ausschließlich Unternehmen |
| Bestätigung des Mandats bei der Zahlerbank | Keine entsprechende vorherige Bestätigung im Verfahren vorgesehen | Zahler muss die Mandatsdaten seiner Bank bestätigen |
| Erstattung einer autorisierten Lastschrift nach den SEPA-Regeln | Grundsätzlich binnen acht Wochen möglich | Im SEPA-Verfahren grundsätzlich kein Erstattungsanspruch vorgesehen |
| Verfügbarkeit | Weit verbreitet | Nicht jeder Zahlungsdienstleister bietet das Verfahren an |
Beim B2B-Verfahren muss die Bank des Zahlers die Mandatsdaten vor der Belastung prüfen. Deshalb reicht es nicht, dass Sie das Mandat erhalten haben. Der zahlende Geschäftskunde muss die Angaben auch bei seiner Bank bestätigen. Klären Sie vorab mit Ihrer Bank, ob sie Firmenlastschriften unterstützt, und weisen Sie Ihren Kunden auf diesen Schritt hin.
Rückgaben richtig einordnen
Bei einer autorisierten Basislastschrift kann der Zahler innerhalb von acht Wochen nach der Kontobelastung eine Erstattung verlangen, ohne Gründe anzugeben. Planen Sie ein, dass der Zahler die Lastschrift innerhalb dieser Frist zurückgeben kann. Die Frist beginnt am Tag der Kontobelastung.
Fehlt ein wirksames Mandat oder wurde ein Einzug nicht autorisiert, gelten andere Regeln. Nach § 676b BGB muss der Zahler einen nicht autorisierten oder fehlerhaft ausgeführten Zahlungsvorgang unverzüglich nach der Feststellung anzeigen. Die gesetzliche Höchstfrist beträgt grundsätzlich 13 Monate nach der Belastung. Die 13 Monate sind die gesetzliche Höchstfrist für die Anzeige.
Bei autorisierten Firmenlastschriften sieht das SEPA-B2B-Verfahren keinen Erstattungsanspruch vor. Daneben enthält § 675x BGB Regelungen zu Erstattungsansprüchen und deren Ausschluss unter bestimmten Voraussetzungen. Welche Folgen im konkreten Fall gelten, hängt auch von der Vereinbarung des Zahlers mit seiner Bank ab. B2B-Lastschriften sind deshalb nicht in jedem Fall unanfechtbar. Für nicht autorisierte Einzüge gelten gesonderte Rechte.
Nicht jede Rückgabe ist ein Widerspruch oder eine Erstattung. Eine Bank kann eine Lastschrift etwa zurückweisen, weil das Konto geschlossen ist, die Deckung fehlt oder die Verarbeitung technisch scheitert. Ordnen Sie die Rückmeldungen nach dem Grund, den die Bank angibt. Bei fehlender Deckung kann eine erneute Einreichung passend sein; bei einem widerrufenen Mandat oder einer ungeklärten Autorisierung müssen Sie den Vorgang zuerst mit dem Kunden klären.
Fehler beim SEPA-Lastschrifteinzug vermeiden
Ein häufiger Fehler ist, die Frist für die Vorabinformation mit der Einreichungsfrist bei der Bank zu verwechseln. Richten Sie in Ihrer Buchhaltung zwei getrennte Termine ein: den Versand der Ankündigung und den spätesten Einreichungstag. Prüfen Sie außerdem, ob die vereinbarte kürzere Vorabfrist dokumentiert ist.
Die Gläubiger-ID allein erlaubt Ihnen noch keinen Einzug. Beantragen Sie die Kennung rechtzeitig, vereinbaren Sie den Einzug aber zusätzlich mit Ihrer Bank. Speichern Sie auch die Mandatsreferenz dauerhaft. Bewahren Sie das Mandat sowie alle Änderungen und Widerrufe so auf, dass Sie sie wiederfinden.
Ein geänderter Einzugsbetrag erfordert für sich genommen nicht automatisch ein neues Mandat. Kündigen Sie den konkreten Betrag und Fälligkeitstag dennoch fristgerecht an und beachten Sie die Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank. Wenn sich die Grundlage des Mandats ändert oder der Kunde es widerruft, klären Sie vor dem nächsten Einzug, ob ein neues Mandat erforderlich ist.
Eine Firmenlastschrift scheitert, wenn der Zahler das Mandat nicht bei seiner Bank bestätigt hat oder eine beteiligte Bank das B2B-Verfahren nicht unterstützt. Prüfen Sie beides vor dem ersten Einzug. So vermeiden Sie, dass eine korrekt erstellte Lastschrift an der fehlenden Bestätigung oder am gewählten Verfahren scheitert.
