Unternehmen dürfen Geld per SEPA-Lastschrift nur einziehen, wenn der Kontoinhaber zugestimmt hat. Das SEPA-Lastschriftmandat hält diese Zustimmung fest. Das Mandat nennt Zahler und Zahlungsempfänger sowie das belastete Konto. Es hält außerdem die Art der Lastschrift fest und enthält Angaben, mit denen es sich eindeutig zuordnen lässt.
Das Formular muss neben Name und IBAN den passenden Mandatstext, das Datum und die Unterschrift enthalten. Das folgende Muster gilt für die SEPA-Basislastschrift. Für die Firmenlastschrift gelten eigene Verfahrensregeln.
Pflichtangaben im SEPA-Mandat
Das SEPA-Regelwerk legt die Inhalte des Mandats fest, schreibt aber kein einheitliches Seitenlayout vor. Für ein deutsches Standardformular sollten Sie folgende Angaben vorsehen:
| Angabe | Zweck |
|---|---|
| Name und Anschrift des Zahlungsempfängers | Macht erkennbar, wer das Geld einzieht |
| Gläubiger-Identifikationsnummer | Kennzeichnet den Lastschriftgläubiger; die deutsche Kennung umfasst 18 Stellen |
| Name des Zahlers | Ordnet die Zustimmung der Person oder dem Unternehmen zu, das das Konto führt |
| IBAN des Zahlers | Bezeichnet das Konto, das belastet werden soll |
| Einmalige oder wiederkehrende Lastschrift | Legt fest, ob das Mandat für einen Einzug oder für regelmäßige Einzüge gilt |
| SEPA-Mandatstext | Hält die Zustimmung zum Einzug und die Hinweise auf das Erstattungsrecht fest |
| Datum und Unterschrift | Dokumentiert, wann und durch wen das Mandat erteilt wurde |
| Mandatsreferenz | Identifiziert das einzelne Mandat zusammen mit der Gläubiger-ID |
Das Unternehmen darf die Mandatsreferenz nach der Unterschrift vergeben, muss sie dem Zahler aber vor dem ersten Einzug mitteilen. Die Gläubiger-ID allein berechtigt noch nicht zum Lastschrifteinzug; dafür braucht das Unternehmen auch die Zustimmung seines Zahlungsdienstleisters.
Für ein übliches deutsches Formular empfiehlt sich auch die Anschrift des Zahlers. Nach den SEPA-Verfahrensregeln sind bestimmte Adress- und Bankangaben nur in einzelnen Fällen Pflicht. Ob Sie zusätzliche Angaben wie die Bankkennung BIC brauchen, hängt ebenfalls vom Fall ab. Klären Sie die Anforderungen deshalb mit Ihrer Bank oder Ihrem Zahlungsdienstleister.
Muster für ein Basislastschriftmandat
Das Muster zeigt, wo die einzelnen Angaben stehen. Ersetzen Sie den Platzhalter für den Mandatstext vor der Verwendung durch den passenden offiziellen Wortlaut für die SEPA-Basislastschrift. Eine selbst formulierte Kurzfassung reicht dafür nicht aus.
SEPA-Lastschriftmandat – Basislastschrift
Zahlungsempfänger
Name: [Unternehmen]
Anschrift: [Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land]
Gläubiger-Identifikationsnummer: [Gläubiger-ID]Zahler
Name: [Vor- und Nachname oder Unternehmen]
Anschrift: [Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land]
IBAN: [IBAN]Art der Zahlung
☐ Einmalige Lastschrift
☐ Wiederkehrende LastschriftenSEPA-Mandatstext
[Offizieller Wortlaut für die Zustimmung zum Einzug vom angegebenen Konto und zu den geltenden Erstattungsrechten]Unterzeichnung
Ort: [Ort]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Unterschrift des Zahlers: ______________________________Vom Zahlungsempfänger auszufüllen oder nachzutragen
Mandatsreferenz: [eindeutige Referenz]
Falls die Referenz erst nach der Unterzeichnung vergeben wird, muss sie dem Zahler vor dem ersten Einzug mitgeteilt werden.
Bei Gemeinschafts- oder Unternehmenskonten richtet sich die nötige Unterschrift danach, wer das Konto vertreten darf und welche Regeln für die Kontoführung gelten. Klären Sie die Unterschriftsfelder bei Bedarf mit dem Zahlungsdienstleister. Vertrags- oder Kundennummern können zeigen, welche Forderung eingezogen wird. Sie ersetzen keine Mandatsangaben.
SEPA-Mandat dokumentieren
Das Unternehmen muss nachweisen können, wer dem Einzug zugestimmt hat, für welches Konto die Zustimmung gilt und welche Fassung des Mandats der Zahler erhalten hat. Nach § 675j BGB ist ein Zahlungsvorgang autorisiert, wenn der Zahler zugestimmt hat. Der Zahler kann seine Zustimmung zu mehreren künftigen Einzügen widerrufen.
Bewahren Sie das vollständig ausgefüllte und unterschriebene Papiermandat so auf, dass Sie es dem Kundenvertrag, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz zuordnen können. Halten Sie auch Änderungen und Widerrufe fest. Laut Bundesbank müssen Sie nicht in jedem Fall das Papieroriginal aufbewahren. Unter den geltenden Vorgaben kann es genügen, das Mandat als Bild oder auf einem Datenträger zu speichern. Die Bundesbank nennt eine Mindestaufbewahrung von 14 Monaten nach Erlöschen des Mandats. Die Frist beginnt mit dem Einreichungsdatum der letzten Lastschrift.
Das SEPA-Verfahren sieht auch elektronische Mandate vor. Ob ein bestimmtes Onlineformular oder ein Bestätigungsschritt ausreicht, hängt vom Verfahren und den Vereinbarungen der beteiligten Zahlungsdienstleister ab. Klären Sie die Umsetzung mit Ihrer Bank oder Ihrem Zahlungsdienstleister. Speichern Sie außerdem, wann und auf welchem Weg der Zahler zugestimmt hat, welche Mandatsfassung angezeigt wurde und wer die Zustimmung bestätigt hat.
Fehler beim Nachweis des SEPA-Mandats
Eine falsche IBAN, eine Gläubiger-ID, die nicht zum Zahlungsempfänger passt, oder ein fehlendes Datum erschweren die Zuordnung des Mandats. Solche Fehler können auch die Abwicklung oder den Nachweis der Zustimmung beeinträchtigen. Außerdem muss klar sein, ob der Einzug einmalig oder wiederkehrend ist.
Die Mandatsreferenz muss nicht unbedingt auf dem Formular stehen. Das Unternehmen muss sie aber vor dem ersten Einzug mitteilen. Auch ein gespeicherter Kunden- oder Kontodatensatz belegt die Zustimmung nur dann, wenn daraus hervorgeht, dass der Zahler dem Lastschrifteinzug zugestimmt hat.
Ändert sich, wer das Geld einzieht, ist in der Regel ein neues Mandat nötig. Bei anderen Änderungen prüfen Sie, ob das bestehende Mandat weiter gilt, und dokumentieren Sie die Anpassung nachvollziehbar. Der Mandatstext muss verständlich sein und die vorgesehenen Angaben zur Zustimmung und zum Erstattungsrecht enthalten; ein kürzerer Text reicht nur aus, wenn er diese wesentlichen Inhalte beibehält.
Erstattung und Autorisierung
Bei einer SEPA-Basislastschrift, der der Zahler zugestimmt hat, kann er grundsätzlich innerhalb von acht Wochen nach der Kontobelastung eine Erstattung von seinem Zahlungsdienstleister verlangen, ohne Gründe zu nennen. Für nicht autorisierte oder fehlerhaft ausgeführte Zahlungen gelten andere Regeln. Unter den Voraussetzungen des § 676b BGB gilt dafür grundsätzlich eine Höchstfrist von 13 Monaten.
Diese Fristen gelten für das Verhältnis zwischen Zahler und Zahlungsdienstleister. Wird eine Lastschrift erstattet, entfällt die zugrunde liegende Vertragsforderung dadurch nicht automatisch. Unternehmen sollten Rückgaben und offene Forderungen deshalb getrennt bearbeiten und den Mandatsnachweis auffindbar aufbewahren.
Basis- und Firmenlastschrift
Das Muster gilt für die SEPA-Basislastschrift. Für die SEPA-Firmenlastschrift gelten eigene Regeln und ein eigener Mandatstext. Verwenden Sie dafür das passende Regelwerk und Formular.
