Ein SEPA-Mandat erlaubt Unternehmen, einmalige oder wiederkehrende Zahlungen per Lastschrift einzuziehen. Fehlt das Mandat oder sein Nachweis, gilt der Einzug als nicht autorisiert; Kunden können die Lastschrift grundsätzlich bis zu 13 Monate nach der Belastung beanstanden. Unternehmen sollten weitere Einzüge mit diesem Mandat stoppen, bis die Berechtigung geklärt ist.
Bei einer autorisierten SEPA-Basislastschrift können Kunden innerhalb von acht Wochen ohne Angabe eines Grundes eine Erstattung verlangen. Auch bei einer Firmenlastschrift kann die Bank eine nicht autorisierte Abbuchung zurückgeben, wenn die Mandatsdokumentation fehlt.
Fehlendes oder fehlerhaftes SEPA-Mandat
Ein Mandat fehlt, wenn der Kunde den Einzug nicht genehmigt hat. Das gleiche Problem besteht, wenn das Unternehmen die Zustimmung erhalten hat, sie im Streitfall aber nicht vorlegen kann. Für den Zahlungsempfänger zählt deshalb, ob er die Autorisierung nachweisen kann.
Fehlerhafte oder veraltete Angaben können ebenfalls Probleme verursachen. Prüfen Sie, ob Mandatsreferenz, Gläubiger-Identifikationsnummer, Zahlungspflichtiger und Zahlungsempfänger zum Einzug passen. Ändert sich die Identität des Zahlungsempfängers, ist in der Regel ein neues Mandat nötig. Bei anderen Änderungen sollten Unternehmen ihre Inkassostelle fragen, ob eine Anpassung ausreicht.
Ein digitales Mandat kann grundsätzlich möglich sein. Ob die konkrete Form akzeptiert wird, hängt jedoch auch von der Vereinbarung mit der eigenen Bank ab. Ein gespeichertes Häkchen oder eine E-Mail reicht nicht in jedem Fall als Nachweis aus. Bei einer Firmenlastschrift muss zudem die Zahlerbank die Mandatsdaten prüfen und bestätigen.
Fristen für SEPA-Lastschriften
Die Fristen hängen davon ab, ob der Einzug autorisiert war und welches Lastschriftverfahren genutzt wurde.
| Fall | Frist oder Regel | Bedeutung für Unternehmen |
|---|---|---|
| Autorisierte SEPA-Basislastschrift | Erstattung grundsätzlich bis acht Wochen nach Belastung möglich | Auch ein korrekt eingezogener Betrag ist nicht sofort endgültig verbucht. |
| Nicht autorisierte Lastschrift | Beanstandung grundsätzlich bis zu 13 Monate nach Belastung | Das gilt auch für Firmenlastschriften. Die Frist setzt voraus, dass der Zahler über die maßgeblichen Zahlungsangaben unterrichtet wurde. |
| Autorisierte SEPA-Firmenlastschrift | Im SEPA-Verfahren grundsätzlich kein Erstattungsrecht wie bei der Basislastschrift | Das schützt nicht vor einer Rückgabe, wenn das Mandat fehlt oder der Einzug nicht autorisiert war. |
| Vorabinformation | Standardmäßig spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit | Zahler und Zahlungsempfänger können eine andere Frist vereinbaren. Die Mitteilung muss Fälligkeit und genauen Betrag nennen. |
| Aufbewahrung des Mandats | Mindestens 14 Monate nach Erlöschen des Mandats | Maßgeblich ist das Einreichungsdatum der letzten Lastschrift. Mandatsänderungen sollten ebenfalls auffindbar bleiben. |
Für Firmenlastschriften gelten sowohl die gesetzlichen Regeln als auch die Vorgaben des SEPA-Verfahrens. Das Verfahren sieht für autorisierte B2B-Einzüge grundsätzlich keine Erstattung wie bei der Basislastschrift vor. Das BGB nennt Firmenlastschriften zugleich bei den Erstattungsregeln und lässt unter bestimmten Voraussetzungen vertragliche Ausschlüsse zu. Bei einem konkreten Streitfall sollten Unternehmen deshalb die Autorisierung, ihre Bankvereinbarung und die geltenden Regeln gemeinsam prüfen. „B2B“ allein macht einen Einzug mit fehlendem Mandat nicht unangreifbar.
Folgen einer Rücklastschrift
Bei einer Rücklastschrift wird der erwartete Zahlungseingang zurückgebucht. Das belastet die Liquiditätsplanung, besonders wenn das Unternehmen die Zahlung bereits für laufende Ausgaben eingeplant hat. Bei einem fehlenden Mandat kann die Beanstandung noch lange nach der ursprünglichen Belastung eingehen.
Der Zahlungsempfänger muss darlegen und nachweisen, dass der Zahler den Einzug autorisiert hat. Eine fehlende Datei erschwert diesen Nachweis. Auch eine nicht dokumentierte Änderung oder eine doppelt vergebene Mandatsreferenz macht ihn schwieriger. Unternehmen sollten Mandate und Änderungen daher zentral und so ablegen, dass sie einem konkreten Einzug zugeordnet werden können.
Bankentgelte und Bearbeitungskosten können hinzukommen. Einen allgemein gültigen Betrag gibt es nicht; maßgeblich sind die Vereinbarungen mit der eigenen Bank. Auch eine Rücklastschrift führt nicht automatisch dazu, dass der Kunde mit der zugrunde liegenden Rechnung in Verzug ist. Ob Verzug vorliegt und welche Kosten verlangt werden können, hängt unter anderem davon ab, wann die Zahlung fällig war und was im Vertrag steht. Auch die Voraussetzungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs sind maßgeblich.
Rücklastschrift: nächste Schritte
Stoppen Sie weitere Einzüge mit dem betroffenen Mandat, bis Sie die Zustimmung und den Nachweis geprüft haben. Gehen Sie bei einer Rücklastschrift in dieser Reihenfolge vor:
- Rücklaufgrund auswerten: Prüfen Sie die Rückmeldung Ihrer Bank zur Lastschrift. Die Rückmeldung zeigt, warum die Lastschrift zurückkam. Gründe können ein bestrittenes Mandat oder eine Kontosperre sein; auch andere Ursachen kommen infrage.
- Mandatsnachweis suchen und abgleichen: Kontrollieren Sie die erteilte Fassung, spätere Änderungen und die Daten zum Zahler und Zahlungsempfänger. Prüfen Sie auch, ob die Mandatsreferenz eindeutig vergeben wurde.
- Eigene Bank kontaktieren: Klären Sie, welche Nachweise oder Korrekturen die Inkassostelle im konkreten Fall verlangt. Das gilt besonders bei Firmenlastschriften und digitalen Mandaten.
- Fehlende Zustimmung neu einholen: Ist das Mandat nicht vorhanden oder nicht belastbar dokumentiert, holen Sie eine neue Autorisierung ein, bevor Sie erneut per Lastschrift einziehen.
- Rückbelastete Lastschrift nicht einfach wieder einreichen: Eine zurückbelastete Lastschrift darf nicht unverändert erneut eingereicht werden. Für einen neuen Einzug braucht es eine neue Lastschrift mit neuem Fälligkeitstag. Beachten Sie dabei auch die vereinbarte Frist für die Vorabinformation.
- Rechnung getrennt weiterverfolgen: Prüfen Sie Forderung und Fälligkeit und bieten Sie dem Kunden gegebenenfalls eine andere Zahlungsmöglichkeit an. Beurteilen Sie Mahnungen und Verzugsfolgen anhand des Vertrags und der gesetzlichen Voraussetzungen.
Richten Sie den Einzug so ein, dass ohne auffindbares Mandat keine Lastschrift freigegeben wird. Bewahren Sie auch Änderungen auf und überwachen Sie Rückläufe, damit ein fehlerhaftes Mandat nicht bei weiteren Zahlungen verwendet wird.
