Wird eine SEPA-Lastschrift zurückgebucht, erhält der Zahlungsempfänger den Betrag zunächst nicht. Gründe sind etwa fehlende Kontodeckung, ein ungültiges Mandat, falsche Kontodaten oder ein Widerspruch. Der Grund für die Rückgabe zeigt, was als Nächstes zu tun ist.
Bei einer autorisierten SEPA-Basislastschrift kann der Kontoinhaber innerhalb von acht Wochen nach der Belastung ohne Begründung die Erstattung bei seiner Bank verlangen. Dadurch ist nicht automatisch geklärt, ob die Forderung berechtigt ist. Die Rückgabe der Lastschrift, die offene Forderung und mögliche Kosten müssen getrennt geprüft werden.
Fristen für SEPA-Rücklastschriften
Bei einer autorisierten SEPA-Basislastschrift kann der Zahler innerhalb von acht Wochen nach der Kontobelastung bei seiner Bank eine Erstattung verlangen. Die Bank muss den Betrag innerhalb von zehn Geschäftstagen erstatten oder mitteilen, warum sie den Antrag ablehnt. Einen Grund muss der Zahler für den Erstattungsantrag nicht nennen.
Fehlt ein gültiges Mandat oder wurde ein anderer nicht autorisierter Betrag abgebucht, gilt eine andere Frist: Der Zahler muss die Bank unverzüglich informieren, sobald er den Vorgang bemerkt. Grundsätzlich endet der Anspruch spätestens 13 Monate nach der Belastung. Wann die Frist beginnt, hängt auch davon ab, ob die Bank die vorgeschriebenen Zahlungsinformationen bereitgestellt hat.
Für Kunden und Banken gelten unterschiedliche Fristen. Im SEPA-Basisverfahren kann eine Bank eine bereits abgerechnete Lastschrift grundsätzlich innerhalb von bis zu fünf Interbank-Geschäftstagen zurückgeben. Diese Frist verlängert nicht die Zeit, in der der Kunde eine Erstattung verlangen kann.
Bei der SEPA-Firmenlastschrift, auch B2B-Verfahren genannt, gibt es für eine autorisierte Lastschrift kein reguläres Erstattungsrecht wie bei der Basislastschrift. Eine nicht autorisierte Abbuchung ist davon zu unterscheiden: Für sie können weiterhin gesetzliche Erstattungsrechte gelten. Unternehmen sollten deshalb bei einem Rückgabegrund genau prüfen, ob ein gültiges Mandat vorlag und welches Verfahren vereinbart war.
Warum SEPA-Lastschriften zurückgehen
Die Bank nennt den Grund für die Rückgabe in ihrer Meldung. Daran lässt sich erkennen, ob ein Zahlungsproblem, ein Fehler beim Mandat oder ein Widerspruch vorliegt. Ein bloß ausgebliebener Zahlungseingang sagt noch nicht, dass der Kunde absichtlich nicht gezahlt hat.
Häufig fehlt die nötige Deckung auf dem Konto. Fehlerhafte Kontodaten oder ein geschlossenes Konto führen ebenfalls zu Rückgaben. Ein Mandat kann die Zahlung verhindern, wenn es fehlt, ungültig ist oder unvollständig erfasst wurde. Weitere Gründe sind Kundenwidersprüche und doppelte Einzüge. Auch technische oder formale Fehler in den Zahlungsdaten kommen infrage.
Die Codes, mit denen die Bank den Rückgabegrund kennzeichnet, geben Unternehmen einen ersten Hinweis. Sie erklären den Einzelfall jedoch nicht vollständig. Bei einem Hinweis auf ein fehlerhaftes Mandat sollte der Einzug erst wieder erfolgen, wenn die Angaben geprüft und gegebenenfalls ein gültiges Mandat eingeholt wurden. Bei einem Widerspruch sollte das Unternehmen zunächst klären, ob der Kunde die Forderung bestreitet oder lediglich die Abbuchung zurückgegeben hat.
Kosten einer SEPA-Rücklastschrift
Einen einheitlichen Rücklastschriftbetrag gibt es nicht. Die Kosten hängen unter anderem von den Vereinbarungen mit der Bank ab. Auch Unternehmen dürfen nicht automatisch eine beliebige Pauschale auf die offene Forderung aufschlagen.
Die Bank darf dem Kontoinhaber nur dann eine Gebühr berechnen, wenn der Vertrag das vorsieht. Das Entgelt muss angemessen sein und sich an den tatsächlichen Kosten des Zahlungsdienstleisters orientieren. Der Bundesgerichtshof hat eine pauschale Belastung von Bankkunden verworfen, wenn die Bank eine Lastschrift mangels ausreichender Deckung nicht ausführt.
Ein Zahlungsempfänger kann unter bestimmten Voraussetzungen Ersatz für die tatsächlich entstandenen Kosten der Rücklastschrift verlangen. Dafür kommt es unter anderem darauf an, ob der Schuldner die fehlende Deckung zu vertreten hat und ob eine wirksame Vertragsgrundlage besteht. Eine pauschale Bearbeitungsgebühr ist nicht automatisch ein ersatzfähiger Schaden.
Unternehmen sollten deshalb die Hauptforderung getrennt von tatsächlich angefallenen Bankkosten ausweisen. Weitere mögliche Ansprüche sollten sie ebenfalls gesondert aufführen. Wer eine Gebühr verlangt, sollte ihre Grundlage nennen und die Kosten belegen können.
Was Unternehmen nach einer Rücklastschrift tun
Zuerst ordnet das Unternehmen die Rückgabe der passenden Zahlung zu. Betrag, Fälligkeit, Kundenkonto, Mandatsreferenz und Rückgabegrund müssen übereinstimmen. Danach gleicht es Mandat und Kontodaten ab und kontrolliert Forderungshöhe sowie Fälligkeit. Außerdem klärt es, ob es den Zahler rechtzeitig über den Einzug informiert hat. Im Basisverfahren gilt grundsätzlich eine Vorabinformation mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern keine kürzere Frist vereinbart wurde.
Danach informiert das Unternehmen den Kunden sachlich über den offenen Betrag und den Rückgabegrund. Bei einem Deckungsproblem kann es eine alternative Zahlungsweise anbieten; bei einem Mandats- oder Kontodatenfehler sollte es die Angaben korrigieren lassen, bevor es erneut einzieht. Ohne diese Prüfung kann ein erneuter Einzug dieselbe Rückgabe wiederholen oder bei fehlender Autorisierung weitere Probleme verursachen.
Auch Mahnung und Verzug sind gesondert zu beurteilen. Nach § 286 BGB tritt Verzug grundsätzlich durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein. Ausnahmen gelten etwa, wenn ein Zahlungstermin kalendermäßig festgelegt ist. Außerdem liegt kein Verzug vor, solange die Zahlung aus einem Grund ausbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat. Eine Rücklastschrift bedeutet daher nicht automatisch, dass der Kunde schuldhaft in Zahlungsverzug ist.
Zur Vorbeugung sollten Unternehmen Rückgabegründe auswerten und Mandatsdaten aktuell halten. Im SEPA-Basisverfahren muss ein Mandat storniert werden, wenn 36 Monate lang keine Lastschrift eingereicht wurde. Für einen späteren Einzug ist dann ein neues Mandat erforderlich.
Was Zahler nach einer Rücklastschrift tun sollten
Wer eine berechtigte Lastschrift zurückgibt, sollte die offene Rechnung direkt mit dem Unternehmen klären und gegebenenfalls auf einem anderen Weg bezahlen. Die Erstattung durch die Bank entscheidet nicht darüber, ob die zugrunde liegende Forderung besteht.
Bei einer unbekannten oder nicht autorisierten Abbuchung sollte der Kontoinhaber seine Bank unverzüglich informieren und die Belege aufbewahren. Wer nur mit der Forderung unzufrieden ist, sollte zusätzlich den Zahlungsempfänger kontaktieren. So klärt der Kontoinhaber getrennt, ob die Abbuchung erlaubt war und ob die Rechnung stimmt.
