Wer zwischen Kundenterminen unterwegs ist, braucht ein Smartphone, das Navigation, E-Mail und Kalender den ganzen Arbeitstag zuverlässig unterstützt. Ob es passt, hängt davon ab, wie lange Sie navigieren, ob unterwegs Netz verfügbar ist und ob sich das Display draußen gut bedienen lässt.
Prüfen Sie Akku und Offline-Navigation. Achten Sie außerdem auf die Synchronisation und die Handhabung im Arbeitsalltag. Die Akkukapazität allein zeigt nicht, ob das Smartphone für Ihre Einsätze ausreicht.
Den Arbeitstag als Maßstab nehmen
Notieren Sie vor dem Kauf, welche Aufgaben das Smartphone unterwegs übernehmen soll. Wer viele Stunden navigiert und häufig telefoniert, belastet den Akku anders als jemand, der vor allem Termine prüft und Nachrichten beantwortet. Auch lange Strecken ohne Steckdose und schlechte Mobilfunkabdeckung gehören in die Planung.
Klären Sie außerdem, welche Geräte und Betriebssysteme der Arbeitgeber unterstützt. Firmenkonten, Sicherheitsvorgaben und benötigte Arbeits-Apps müssen zum Smartphone passen. Ein technisch passendes Gerät hilft wenig, wenn sich das Firmenkonto nicht wie vorgesehen einrichten lässt.
Akku für Navigation und Netz prüfen
Navigation und ein lange eingeschaltetes Display beanspruchen den Akku. Auch der Mailabruf im Hintergrund zieht Strom. Bei schwacher Mobilfunkabdeckung verbraucht das Smartphone ebenfalls mehr Strom. Hohe Displayhelligkeit, etwa bei direkter Sonne, verkürzt die Laufzeit zusätzlich.
Bewerten Sie die Akkulaufzeit daher anhand Ihres eigenen Tages: Wie viele Stunden nutzen Sie die Navigation? Wie oft telefonieren Sie? Gibt es im Fahrzeug eine Lademöglichkeit oder bleibt das Smartphone lange ohne Stromquelle? Herstellerangaben und Akkukapazität allein beantworten diese Fragen nicht. Eine allgemeingültige Mindestkapazität oder Laufzeit für alle Außendiensttätigkeiten gibt es nicht.
Sehen Sie sich auch die Akkuübersicht des Geräts an. Sie zeigt, welche Funktionen besonders viel Strom verbrauchen. Ein mobiles Ladegerät oder ein passendes Fahrzeugladegerät kann längere Tage absichern. Es ersetzt aber nicht die Prüfung, ob das Gerät den normalen Arbeitstag ohne Nachladen bewältigt.
Offline-Navigation vorbereiten
Laden Sie vor der Fahrt die benötigten Kartenbereiche herunter und prüfen Sie, ob die geplante Strecke darin liegt. Google Maps kann eine Route offline nur zum Autofahren anzeigen, wenn sie vollständig im heruntergeladenen Kartenbereich liegt. Verkehrsinformationen und alternative Autofahrtrouten stehen offline nicht zur Verfügung. Heruntergeladene Karten müssen außerdem rechtzeitig aktualisiert werden.
Offline-Karten sind je nach Dienst und Region unterschiedlich verfügbar. Prüfen Sie daher die Karten-App, die Sie tatsächlich verwenden, und verlassen Sie sich bei wichtigen Terminen nicht darauf, dass jede Funktion ohne Verbindung arbeitet. Testen Sie die Navigation vorab an einem Ort mit schlechter oder fehlender Netzabdeckung. Kontrollieren Sie auch, ob die Standortgenauigkeit in den Geräteeinstellungen eingeschaltet ist.
E-Mail und Kalender gemeinsam einrichten
Eine eingerichtete E-Mail-Adresse bedeutet nicht automatisch, dass Kalender und Kontakte ebenfalls synchronisiert werden. Bei E-Mail-Konten, die IMAP oder POP zum Abrufen von E-Mails nutzen, werden Termine und Kontakte nicht unbedingt mit übertragen. Bei Microsoft-365- oder Exchange-Konten hängt es unter anderem vom Kontotyp, der verwendeten App und den Einstellungen ab, welche Daten synchronisiert werden.
Klären Sie vor dem Kauf oder der Einrichtung mit der zuständigen IT, welche Mail-App und welcher Kontotyp vorgesehen sind. Prüfen Sie anschließend, ob neue Termine und Kontakte auf dem Smartphone erscheinen und Änderungen zurück ins Firmenkonto übertragen werden. So erkennen Sie Einrichtungsprobleme, bevor sie einen Kundentermin betreffen.
Bei einem verwalteten Android-Gerät kann ein Arbeitsprofil geschäftliche Apps und Daten von privaten trennen. Der Arbeitgeber legt bei der Einrichtung fest, welche Daten verwaltet werden und welche Vorgaben gelten. Fragen Sie bei einem privaten Smartphone im beruflichen Einsatz deshalb nach den geltenden Regeln.
Display und Bedienung draußen testen
Ein Display, das in Innenräumen gut lesbar ist, bleibt in direkter Sonne nicht automatisch übersichtlich. Prüfen Sie die Lesbarkeit draußen und stellen Sie Schriftgröße sowie Helligkeit so ein, dass Sie Karten und Nachrichten ohne langes Suchen erkennen. Eine automatische Helligkeitsregelung hilft bei wechselndem Licht, ersetzt den eigenen Test aber nicht.
Auch die Bedienung mit den tatsächlich verwendeten Handschuhen sollte vor dem Kauf geklärt werden. Handschuhe und Nässe erschweren die Touch-Bedienung je nach Gerät und Arbeitsumgebung. Eine Schutzangabe für das Gehäuse sagt nicht automatisch aus, dass sich der Bildschirm bei Regen oder mit Handschuhen zuverlässig bedienen lässt. Testen Sie die wichtigsten Funktionen, etwa das Öffnen einer Route und das Annehmen eines Anrufs, unter den Bedingungen, die im Außendienst vorkommen.
Benachrichtigungen sicher nutzen
Nachrichten und Anrufe erleichtern die Abstimmung unterwegs, unterbrechen aber auch laufende Tätigkeiten. In einer qualitativen Untersuchung berichteten Beschäftigte aus körperlich geprägten Arbeitsbereichen, dass mobile Geräte die Koordination unterstützten, Unterbrechungen aber auch ablenkten und Sicherheitsrisiken mit sich brachten. Die Ergebnisse gelten nicht automatisch für jeden Außendienst. Sie zeigen aber, warum die Nutzung zur jeweiligen Tätigkeit passen muss.
Richten Sie Benachrichtigungen so ein, dass dringende Anrufe erreichbar bleiben und weniger wichtige Hinweise nicht ständig Aufmerksamkeit verlangen. Bedienen Sie das Smartphone erst, wenn es die Situation zulässt. Wer fährt oder an Maschinen arbeitet, sollte Nachrichten und Routen vor dem Losfahren prüfen und bei Bedarf sicher anhalten, bevor er das Display nutzt.
Business-Smartphone vor dem Kauf prüfen
Prüfen Sie anhand Ihres typischen Arbeitstags, ob das Gerät zu Ihren Aufgaben, den Bedingungen unterwegs und den Vorgaben Ihres Arbeitgebers passt.
- Hält der Akku bei Navigation, Telefonaten und Ihrer üblichen Displayhelligkeit durch?
- Lassen sich die benötigten Karten vorab herunterladen und offline verwenden?
- Synchronisiert das Firmenkonto neben E-Mails auch Kalender und Kontakte?
- Funktionieren Display und Touch-Bedienung bei Sonne und typischer Witterung? Lässt sich das Gerät auch mit den verwendeten Handschuhen bedienen?
- Unterstützt die IT das Gerät und die erforderlichen Arbeits-Apps?
